Teoretycznie archiwum prowincji warszawskiej OO. Franciszkanów powinno zaistnieć razem z powstaniem tej prowincji zakonnej, tj. w dniu 23 sierpnia 1939 r.
Działo się to jednak w przededniu II wojny światowej, która nie sprzyjała gromadzeniu i przechowywaniu dokumentacji klasztorów i zakonników. Obawa przed wykorzystaniem dokumentów przez okupanta nie skończyła się z zakończeniem wojny, a może nawet się zwiększyła ze względu na reżim komunistyczny. Wiele aktów prawnych, szczególnie w latach czterdziestych i pięćdziesiątych XX w., dokonywano ustnie, albo pisemnie z poleceniem zniszczenia dokumentu po zapoznaniu się z jego treścią. Mimo tych niedogodności wiele dokumentów z tego okresu udało się zgromadzić.
Jednak archiwum omawianej prowincji jako jednostka organizacyjna istnieje dopiero od roku 1975. Do tego czasu archiwalia stanowiły część kancelarii kurii prowincjalnej, niezależnie od daty powstania dokumentu czy też przydatności do urzędowania. Zgromadzony materiał na polecenie prowincjała o. Mariusza Paczóskiego uporządkował i sporządził inwentarz o. dr Zenon Pięta, absolwent wydziału historii Kościoła na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim.
Sporządzony inwentarz pt. Archiwum Ojców Franciszkanów Prowincji Matki Bożej Niepokalanej w Polsce zachował się w maszynopisie w 4 egzemplarzach z datą 4 września 1975 r. O. Zenon zamówił stosowną pieczęć dla archiwum, nadał sygnatury uporządkowanym dokumentom i ułożył je na metalowych regałach, ustawionych w świeżo wyremontowanym strychu kościoła OO. Franciszkanów w Warszawie.
Razem z inwentarzem powstał też projekt statutu archiwum, ale z nieznanych bliżej powodów nie został zatwierdzony. Archiwum więc funkcjonowało bezstatutowo w oparciu o improwizacyjne i deliberatywne rozwiązania. Z tego powodu powstały zaniedbania: inwentarz nie był uzupełniany, narastająca dokumentacja pozostawała nieskatalogowana, a pomieszczenia przeznaczone na archiwum stały się magazynem nie tylko archiwaliów. W związku z tym prowincjał o. dr hab. Grzegorz Bartosik pismem z dnia 1 kwietnia 2003 r., powołał na archiwistę prowincjalnego o. dr. Romana Aleksandra Soczewkę z Niepokalanowa. Ustalono ustnie, że prace w archiwum o. Roman będzie prowadził przez dwa dni w tygodniu w okresie wiosennym, letnim i jesiennym, z tego względu, że pomieszczenia archiwum są nieogrzewane. Dnia 1 września 2005 r. powołano jeszcze drugiego archiwistę – o. Dariusza Myszka. Dnia 30 maja 2007 r. prowincjał o. dr hab. Grzegorz Bartosik mianował o. dr. Romana Soczewkę dyrektorem archiwum prowincjalnego i przydzielił nowe pomieszczenia na archiwum zlokalizowane na parterze klasztoru warszawskiego, a 14 czerwca 2007 r. dokonał zatwierdzenia statutu i regulaminu archiwum.
Zarząd Archiwum
Dyrektor – o. Dariusz Myszk
Adres Archiwum
Archiwum Prowincji Matki Bożej Niepokalanej
Zakonu Braci Mniejszych Konwentualnych (OO. Franciszkanów)
ul. Zakroczymska 1
00-225 Warszawa
tel. (22) 831-71-98
Zasób Archiwum
W archiwum prowincjalnym znajdują się akta z lat 1939-1984. Nowsze dokumenty znajdują się w archiwum bieżącym kurii prowincjalnej. Archiwum prowincjalne jest jednozespołowe, gdyż należą do niego tylko akta, które zostały wytworzone lub przyjęte przez kancelarię kurii prowincjalnej. Natomiast akta poszczególnych klasztorów znajdują się w archiwach klasztornych.
Układ akt w zespole Kurii Prowincjalnej OO. Franciszkanów w Warszawie jest następujący:
- Władze, urzędy, instytucje kościelne
A.I. Stolica Apostolska
A.II. Prymas Polski
A.III. Sekretariat Prymasa Polski
A.IV. Sekretariat Prymasa Polski – Wydział Spraw Zakonnych
A.V. Episkopat
A.VI. Kuria Biskupia Gdańska
A.VII. Kuria Biskupia Gorzowska
A.VIII. Kuria Biskupia Chełmińska
A.IX. Kuria Metropolitalna Gnieźnieńska
A.X. Kuria Biskupia Diecezji Koszalińsko-Kołobrzeskiej
A.XI. Kuria Biskupia Diecezji Łódzkiej
A.XII. Kuria Diecezjalna Płocka
A.XIII. Kuria Metropolitalna Poznańska
A.XIV. Kuria Diecezjalna Sandomierska
A.XV. Kuria Biskupia Diecezji Warmińskiej w Olsztynie
A.XVI. Kuria Metropolitalna Warszawska
A.XVII. Kuria Biskupia Włocławska
A.XVIII. Inne Kurie Diecezjalne i Dziekanat Generalny Wojska Polskiego
A.XIX. Parafie i księża diecezjalni
A.XX. Zakony męskie
A.XXI. Zakony żeńskie
A.XXII. Wyższe uczelnie katolickie
B. Ustawodawstwo zakonu i prowincji
B.I. Ustawodawstwo ogólne zakonu
B.II. Ustawodawstwo partykularne prowincji
C. Kapituły Generalne
C.I. Kapituła Generalna 1966 r.
C.II. Kapituła Generalna Specjalna 1969 r.
C.III. Kapituła Generalna 1972 r.
C.IV. Kapituła Generalna Nadzwyczajna 1975 r.
C.V. Kapituła Generalna 1978 r.
C.VI. Kapituła Generalna 1984 r.
. D. Władze centralne zakonu
D.I. Generał zakonu i sekretariat
D.II. Prokurator generalny zakonu
D.III. Postulator generalny
D.IV. Prokurator misji
D.V. Fakultet filozoficzno-teologiczny “Seraphicum”
D.VI. Komisja do opracowania nowych konstytucji zakonu
E. Wydawnictwa urzędowe i akta prowincji
E.I. Wydawnictwa urzędowe
E.II. Akta prowincji
F. Kapituły
F.I. Sprawy ogólne
F.II. Kapituła Prowincjalna 1939 r.
F.III. Kapituła Prowincjalna 1947 r.
F.IV. Kapituła Prowincjalna 1950 r.
F.V. Kapituła Prowincjalna 1953 r.
F.VI. Kapituła Prowincjalna 1956 r.
F.VII. Kapituła Prowincjalna 1959 r.
F.VIII. Kapituła Prowincjalna 1962 r.
F.IX. Kapituła Prowincjalna 1965 r.
F.X. Kapituła Prowincjalna 1968 r.
F.XI. Kapituła Prowincjalna 1971 r.
F.XII. Kapituła Prowincjalna 1974 r.
F.XIII. Kapituła Prowincjalna 1977 r.
F.XIV. Kapituła Prowincjalna 1980 r.
F.XV. Kapituła Prowincjalna 1983 r.
G. Prowincjał, Rada Prowincjalna, Kuria Prowincjalna
G.I. Prowincjał
G.II. Rada Prowincjalna
G.III. Kuria Prowincjalna
G.IV. Kustosz (generalny, kapitulny)
G.V. Komisje prowincjalne
G.VI. Urzędnicy i referenci prowincjalni
H. Klasztory aktualnie istniejące w prowincji
H.I. Darłowo
H.II. Elbląg
H.III. Gdańsk
H.IV. Gdynia
H.V. Gniezno
H.VI. Kalisz
H.VII. Kołobrzeg
H.VIII. Koszalin
H.IX. Kwidzyn
H.X. Lębork
H.XI. Łagiewniki
H.XII. Łódź – Chojny
H.XIII. Łódź – Radogoszcz
H.XIV. Miedniewice
H.XV. Niepokalanów
H. XVI. Poznań
H. XVII. Radziejów
H.XVIII. Santa Severa
H.XIX. Skarżysko-Kamienna
H.XX. Smardzewice
H.XXI. Warszawa
H.XXII. Wyszogród
I. Byłe klasztory i placówki duszpasterskie
I. I. Nieszawa
I.II. Kołobrzeg – św. Marcin
I.III. Charzyno – filia Kołobrzegu
I.IV. Koszalin – św. Józef
I.V. Świeszyno – filia Koszalina
I.VI. Wyszewo – filia Koszalina
I.VII. Łękno
I.VIII. Sławno
I.IX. Malechowo – filia Sławna
I.X. Ostrowiec – filia Sławna
I.XI. Sławsko – filia Sławna
I.XII. Bolszewo – filia Sławna
I.XIII. Radosław – filia Sławna
I.XIV. Stary Jarosław – filia Darłowa
I.XV. Dąb Stary
I.XVI. Ustka
I.XVII. Bledzewo
I.XVIII. Prabuty
I.XIX. Elbląg
I.XX. Morąg
J. Seminaria, szkoły
J.I. Niższe Seminarium Duchowne w Niepokalanowie
J.II. Nowicjat
J.III. Seminarium filozoficzno-teologiczne
J.IV. Gimnazjum i Liceum Ogólnokształcące w Niepokalanowie
J.V. Studia wyższe i dokształcanie
K. Misje zagraniczne
L. Organizacje związane z prowincją
L.I. Rycerstwo Niepokalanej
L.II. Trzeci Zakon
Ł. Działalność prowincji
Ł.I. Działalność naukowo-wydawnicza
Ł.II. Działalność duszpasterska
Ł.III. Działalność misyjna i rekolekcyjna
Ł.IV. Jubileusze i uroczystości ogólnoprowincjalne
Ł.V. Zjazdy, kongresy, sesje
Ł.VI. Inne przejawy działalności
M. Dział personalny
M.I. Zakonnicy żyjący
M.II. Zmarli franciszkanie
M.III. Eksfranciszkanie
M.IV. Błogosławieni i świątobliwi franciszkanie
M.V. Błogosławione klaryski
N. Inne prowincje zakonu
N.I. Prowincja św. Antoniego i bł. Jakuba Strzemię w Polsce
N.II. Historyczna Prowincja Polska
N.III. Historyczna Prowincja Śląska
N.IV. Prowincja czeska
O. Władze, urzędy i instytucje świeckie
O.I. Władze i urzędy ministerialne i centralne
O.II. Władze i urzędy wojewódzkie i powiatowe
O.III. Osoby indywidualne
Udostępnianie
Archiwum jest czynne od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 12.30 i od 15.00 do 17.30. Przyjmowanie interesantów od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 12.30 (po uprzednim uzgodnieniu z Dyrektorem lub archiwistą).
Regulamin Archiwum
1. Materiały archiwalne i ich udostępnianie
§ 1. Dokumenty przechowywane w archiwum mogą być udostępniane osobom prawnym i fizycznym, pracującym naukowo, w czytelni, w rozmównicy lub innym wyznaczonym przez archiwistę miejscu, ale wyłącznie w budynku klasztoru.
§ 2. Archiwum nie wypożycza przechowywanych dokumentów na zewnątrz, w wyjątkowych wypadkach może to uczynić jedynie za pozwoleniem Prowincjała.
§ 3. Archiwum nie udostępnia dokumentów nie zinwentaryzowanych.
§ 4. Decyzję o udostępnieniu podejmuje każdorazowo dyrektor archiwum lub archiwista.
§ 5. Archiwum gromadzi dokumenty nie utajnione i utajnione.
§ 6. Dyrektor archiwum może w uzasadnionych wypadkach odtajnić dokument, na prośbę indywidualnej osoby prawnej lub fizycznej i tylko dla jej potrzeb.
§ 7. Od decyzji dyrektora archiwum przysługuje odwołanie do Prowincjała, którego decyzja jest ostateczna.
§ 8. Decyzja o utajnieniu lub odtajnieniu dokumentu jest każdorazowo oparta na aktach prawnych obowiązujących wszystkie archiwa państwowe i kościelne:
a) ustawa z dnia 29 stycznia 1997 roku o ochronie danych osobowych,
b) ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych,
c) ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej,
d) ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym.
2. Formalności związane z udostępnianiem dokumentów archiwalnych
§ 1. Dokumenty archiwalne udostępnia dyrektor archiwum lub – w jego zastępstwie – archiwista.
§ 2. Osoba prawna lub fizyczna chcąca korzystać z zasobu archiwum powinna złożyć prośbę na odpowiednim formularzu.
§ 3. W przedstawionej prośbie należy podać:
a) cel dla którego chce wykorzystać potrzebne dokumenty,
b) tytuł lub temat zamierzonej pracy,
c) zobowiązanie dostarczenia do tutejszego archiwum przynajmniej jednego egzemplarza napisanej pracy,
d) zobowiązanie do przestrzegania niniejszego regulaminu,
e) zobowiązanie do niewykorzystywania udostępnionych dokumentów przeciwko Zakonowi OO. Franciszkanów i Kościołowi.
§ 4. Kopiowanie dokumentów, jakąkolwiek techniką, wymaga odrębnej zgody dyrektora archiwum lub archiwisty.
§ 5. Zbiory są udostępniane po wcześniejszym zgłoszeniu.
3. Uprawnienia i obowiązki osób korzystających z zasobu archiwum:
§ 1. Osoby korzystające z zasobów archiwum są upoważnione do korzystania z jego podręcznego księgozbioru.
§ 2. Dyrektor archiwum i archiwista są zobowiązani do udzielania osobom korzystającym ze zbiorów każdej możliwej pomocy.
§ 3. Osobom korzystającym ze zbiorów nie wolno zmieniać porządku ułożenia dokumentów ani dokonywać żadnych zmian w tekście czy naniesionych sygnaturach.
§ 4. Osoba przerywająca (zawieszająca) kwerendę lub ją kończąca jest zobowiązana do powiadomienia dyrektora archiwum lub archiwisty: a) w jakim stopniu skorzystała ze zbiorów,
b) poinformować o przewidywanej wielkości przerwy w kwerendzie lub o jej zakończeniu,
c) zdać udostępniane dokumenty.
§ 5. Po napisaniu pracy, a jeżeli będzie ogłoszona, to po jej ogłoszeniu, przekazać przynajmniej jeden egzemplarz do archiwum.
4. Postanowienia końcowe
§ 1. Powyższy regulamin obowiązuje wszystkich korzystających z zasobów Archiwum OO. Franciszkanów Prowincji Matki Bożej Niepokalanej.
§ 2. Wobec osób nie stosujących się do regulaminu dyrektor archiwum lub archiwista może zastosować częściowy lub całkowity zakaz udostępniania zbiorów.
Jak nas znaleźć
